Organizar un evento de éxito es una tarea que puede resultar agotadora y abrumadora, lo sé. En Academia, tenemos mucha experiencia en hacerlo de manera excelente y sin perder la cabeza (y algo más). Como dicen los angloparlantes: “Work smart, not hard”.

Eso es, precisamente, lo que debemos hacer. Está claro que organizar un evento de éxito, depende de muchos factores, pero lo básico es entender y tener claras las 3 fases que debemos abarcar: 

1. Fase de preproducción (antes del evento)

Léase todo lo que tenga que ver con la planificación y preparación del evento en cuestión; desarrollar un briefing detallado, definir los objetivos que queremos conseguir, conocer nuestro público objetivo, desarrollar la idea y buscar la localización perfecta.

2. Fase de producción (desarrollo del evento)

Aquí incluimos la visita de prospección, todas las gestiones con los proveedores, la elaboración de un plan de trabajo minucioso, ensayos y la escaleta para el equipo que producirá el evento.

3. Fase de postproducción (después del evento)

Analizaremos los resultados para saber si son los que esperábamos. Conoceremos también la satisfacción de nuestro cliente con nuestro trabajo y, por supuesto, también la de nuestros proveedores. Al fin y al cabo, si todo ha ido bien, seguro que volveremos a trabajar con ellos en el futuro.

Ya tenemos claras estas fases, llega el momento de tirarnos a la piscina. Obviamente, un evento de éxito viene determinado por un sinfín de pasos que debemos llevar a cabo con precisión de cirujano, pero hoy me voy a centrar en 3 pasos que, para mí, son básicos.

“El por qué de la forma de las pirámides es muy simple: a medida que se iban construyendo, se acortaba el presupuesto, se acortaba el presupuesto”. (Jaume Perich) 

El presupuesto

Parece obvio, pero es algo fundamental ya que te limitará durante toda la fase de preproducción y producción. Es un ejercicio que hay que hacer con precisión porque no quieres encontrarte al final del evento con un montón de facturas sin pagar. Incluye todos los posibles gastos, ingresos o patrocinadores. Sé realista para evitar sorpresas desagradables y úsalo con sabiduría.

 “El marketing se aprende en un día. Desafortunadamente, se tarda toda una vida en dominarlo”. (Philip Kotler) 

Marketing y publicidad

La comunicación online y offline es fundamental para organizar un evento de éxito. Las grandes marcas contratan famosos que impulsen su proyecto. Si ellos necesitan hacerlo, imagínate un proyecto más modesto. Tener el suficiente dinero está al alcance de unos pocos afortunados, pero nosotros tenemos algo muy poderoso a nuestro alcance y debemos aprender a usarlo: las Redes Sociales y la comunicación online. Es esencial gestionar muy bien la presencia online del evento si queremos que tenga el éxito deseado.

 “La unidad es la variedad y la variedad en la unidad es la ley suprema del universo”. (Isaac Newton)

Rodéate del mejor equipo

Ellos te ayudarán a dar valor a tu propuesta. Necesitarás un equipo con distintas habilidades porque, admítelo, en algún momento tendrás que delegar. Trabajar en equipo significa estar siempre coordinados, pero eso, no siempre es fácil. Por eso es imprescindible que los miembros de tu equipo te den confianza (con ella todo es posible), sean proactivos (quieres a gente con iniciativa) y sepan trabajar bajo presión (sé realista, organizar un evento de éxito no siempre es un camino de rosas.

¿Y tú? ¿Qué pasos tienes en cuenta a la hora de organizar un evento de éxito? ¿Te interesa conocer alguno de los pasos con más detalle? ¡Te leemos en comentarios! Quizá estás pensando en organizar un evento en cuanto la pandemia nos lo permita y cumpliendo con todos los protocolos COVID-19. No lo dudes y ¡contacta con Academia B4B!

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MUJER: PRESENTE Y FUTURO LABORAL

EL DINERO DE LAS INSCRIPCIONES SE DESTINARÁ INTEGRAMENTE, UNA VEZ DESCONTADOS LOS IMPUESTOS Y COMISIONES DE LAS PLATAFORMAS DIGITALES A LA FUNDACIÓN VIPEIKA

10 DE MARZO – 17:00PM (UCT + 1)

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