La productividad de las videoconferencias empresariales, al igual que en reuniones presenciales, se base en el interés y la atención que preste el equipo.

Los estudios más recientes indican que gestionamos peor las reuniones online vs. presencial. La productividad en las videoconferencias es menor, ya que son reuniones menos participativas, los asistentes se desconcentran de forma más rápida y son más ineficientes.

¡Veamos 4 consejos para lograr mejorar la productividad de las videoconferencias!

1. Crear una agenda. 

Escribir los puntos a tratar y el tiempo necesario para cada uno de ellos, nos permite organizarnos, siendo así más productivos. Nos ayuda a centrar nuestro tiempo en lo realmente importante.

2. Establecer la duración de la reunión.

El objetivo de la videoconferencia y la agenda determinan el tiempo necesario para la reunión. Hay que intentar ceñirse lo mejor posible a los tiempos marcados.

3. Invitar solo a quien deba asistir.

Los asistentes distraídos afectan a la proactividad de las videoconferencias. Uno de los errores más habituales es convocar a miembros del equipo que desconocen por qué es necesaria su asistencia, lo que les lleva a “desconectar”.

4. Qué día y a qué hora.

Existe vida antes y después de las videoconferencias. Tener en cuenta el día de la semana, las reuniones que tiene el equipo antes y después, la hora del día, etc. ayuda a decidir el día y la hora para ser lo más productivos posible.

Dicho así suena muy obvio ¿verdad?

¡Adaptemos estos 4 consejos para mejorar la productividad en las videoconferencias en:

Reuniones informativas

Consisten en informar sobre un tema concreto. Lo habitual es que solo hablen una o dos personas, por lo que no se espera la participación del resto del equipo.

1. Agenda

Ayuda a que:

      • El o los ponentes tengan claros los puntos a tratar evitando así divagar u olvidarse puntos importantes.
      • Los asistentes conozcan el propósito de la reunión y el tiempo del que disponen para hacer preguntas.
2. Duración

15 minutos. Superar este tiempo lleva al equipo a distraerse y no prestar atención a lo que se está diciendo. Evítalo.

3. Asistentes

¿Quién necesita conocer la información que vas a facilitar? Esas son las personas que han de estar presentes.

4. Día y hora

En este caso, el día de la semana u hora, dependerá del tipo de información que se dé. Sigue leyendo para conocer cuáles son los días de la semana más productivos en las empresas, según los estudios.

Es habitual, que los asistentes “necesiten” un periodo de reflexión al finalizar este tipo de reuniones. Da tiempo al equipo para pensar y analizar la información facilitada. Evita programar videoconferencias justo después.

Reuniones de puesta al día

El objetivo es, como el propio nombre indica, que todo el equipo esté al día de los avances, cambios y/o modificaciones del proyecto.

1. Agenda

Ayuda a que:

      • Centrarse en lo importante.
      • Que las intervenciones del equipo no se alarguen.
      • No repetir información innecesaria de otros días.
2. Duración

15 -20 min. Depende de las intervenciones del equipo y de que cumplan el tiempo previsto. Los asistentes pueden tender a explayarse, haciendo así más larga la reunión.

Hay que recordar al equipo que deben ser breves, concisos y facilitar la información meramente importante.

3. Asistentes

Si no tienen un turno de intervención, tendrán la sensación de que su trabajo es irrelevante y se distraerán. Es preferible darles tiempo, y que sean ellos quienes comuniquen que no tienen novedades.

4. Día y hora

Dale a tu equipo 1 hora sin reuniones después de este tipo de videoconferencias. Esto les permite dedicar tiempo al proyecto, cuando la información es más reciente y más motivados están, siendo así más productivos.

Reuniones de innovación

Son reuniones creativas cuyo objetivo es compartir ideas, interactuar, hacer lluvias de ideas, lanzar nuevos proyectos, etc.

1. Agenda

Ayuda a:

      • Marcar los puntos de partida iniciales.
      • Que el equipo conozca, antes de la reunión, todas las propuestas.
      • Facilitar la interacción y la lluvia de ideas, puesto que ya han tenido tiempo de pensar sobre las propuestas.
2. Duración

1 hora. La motivación del equipo te marcará el tiempo. Si la participación decae es mejor parar y retomarla al día siguiente.

3. Asistentes

La pauta a seguir es la misma que en las reuniones de puesta al día.

Determina a una persona como mediador, ayudará a controlar el tiempo de cada uno y dar la palabra para que todo el equipo intervenga.

4. Día y hora

Lo mejor es hacerlas por la mañana, cuando los asistentes están frescos, tienen sus ideas organizadas y no están cansados para intervenir. Al finalizar se sentirán muy motivados, dales tiempo para aprovecharlo, no programes reuniones después.

 

¿Cuáles son los días de la semana más productivos para las empresas?

Según un estudio realizado por WorkMeter , el martes es el día más productivo. Por otro lado, el viernes es el día más eficiente con un 87% de tiempo dedicado a actividades productivas, especialmente en empresas que hacen horario intensivo.

¿Te han resultado útiles estos consejos para la productividad de tus videoconferencias? ¿Llevas a cabo alguna otra acción según el tipo de reunión online programada? ¡Cuéntanos!

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